商務(wù)會議活動策劃步驟

商務(wù)會議策劃的步驟包括確定活動主題、擬定活動策劃案和具體操作方案、做好會議時間安排、發(fā)送會議活動通知、做好現(xiàn)場接待工作、做好現(xiàn)場的環(huán)節(jié)控制，以及會后的跟蹤服務(wù)工作。

商務(wù)會議對會議各方面的要求很高，其策劃的步驟首先要確定活動主題，其次要擬定活動策劃案和具體操作方案，再者要做好會議時間安排，第四是發(fā)送會議活動通知，第五要做好現(xiàn)場的會議接待工作，第六要做好現(xiàn)場的環(huán)節(jié)控制，最后還要做會后的跟蹤服務(wù)工作。

一、確定活動主題

只有明確了會議主題、核心內(nèi)容，才能夠確定有哪些核心人員需要參加，誰來主持，哪位高層“坐陣”。此外，在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實(shí)踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。

二、擬定活動策劃案和具體操作方案

活動策劃案是指導(dǎo)整個活動的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)文本，供策劃活動用。具體操作方案則是用于企業(yè)內(nèi)部或者協(xié)助代理的廣告策劃公司，指導(dǎo)整個活動的具體操作，一般比較詳細(xì)，具體到每一個人每一步。

三、會議時間安排

確定時間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。一般要把前面的時間、進(jìn)度安排得緊湊一些，保證后面有時間調(diào)整和完善。

四、會議通知

發(fā)送邀請總比電話通知更禮貌，商務(wù)會議邀請函的設(shè)計(jì)應(yīng)更加高端化，還應(yīng)注意在邀請函上核對會議人員的個人信息，以確保信息的正確和完善。

五、會議接待

在正式的商務(wù)會議上，應(yīng)選擇有社交能力和禮貌的員工負(fù)責(zé)接待、登記、幫助和其它職責(zé)。當(dāng)歡迎客人時，必須清楚地為參與者指明方向。為了加快接待速度，可在大型會議入口處設(shè)立兩個或兩個以上的登記區(qū)。

六、現(xiàn)場控制

現(xiàn)場控制是體現(xiàn)總協(xié)調(diào)人應(yīng)變能力的環(huán)節(jié)，一個好的協(xié)調(diào)人會將工作做在前面：首先是預(yù)防變數(shù)的發(fā)生。從實(shí)踐來看，現(xiàn)場的突變往往是因?yàn)闇贤ú粫?，考慮不周，以及禮節(jié)上的疏忽，應(yīng)該重點(diǎn)重視這些方面；其次，要在事前準(zhǔn)備好備選方案，同時要注意積累現(xiàn)場的靈活應(yīng)變的處理技巧。