舉行大型會議活動策劃的注意細節(jié)

舉行大型會議活動策劃的注意細節(jié)主要有六個方面，首先要考慮開場時間，適當做一些折衷處理；其次可以考慮活動時間從午餐開始以確保活動開始時與會者在現(xiàn)場；第三不要取消晚上活動，適當安排一些茶點；第四是宣傳部分要相當謹慎，要清晰明了；第五可以考慮不同時間段多次舉辦此類活動；最后是要謹慎起草章程大綱。

1、考慮開場時間

如果是內部活動，則與會者可能在現(xiàn)場，因此開場時間非常靈活。但是，如果他們都在9點鐘上班，那么在10點鐘開始活動不是很合適。因為他們很可能要收發(fā)電子郵件、回電話或是處理其他突發(fā)事件等。如果有人得趕路來參加會議的話，活動開場時間就不宜過早。可以考慮折衷安排，11點開始，12點半午餐，1點半到3點鐘開會。

2、可以考慮從午餐開始

如果在下午舉行活動是一個不錯的選擇，那么可以選擇午餐后開始活動，以便大多數(shù)與會者可以在活動開始時準時到達，這樣做的缺點是難以準確預測準時參加午餐的人數(shù)，因此食物量也是一個問題。

3、不要取消晚上的活動

是否取消晚間活動值得進行市場調查。這樣可以看到有多少潛在的會議代表認為晚上這種半天會議是完全可以接受的。忙碌的職業(yè)人也許發(fā)現(xiàn)可以早點過來參加這個活動。注意不要忽略有家庭責任的人，比如需要接孩子回家的人。與此同時，晚上也更容易找到合適的、能負擔得起的場地——比如大學或學院的教室，它們空著也是空著，而且晚上可以停車的地方也很多。同樣，由于有人會直接從工作的地方趕來參加活動，安排些茶點也是很合情理的。

4、宣傳應相當謹慎

特別是有些人可能需要旅行幾個小時才能參加半天的活動，或者從那里返回。如果不能達到預期的結果，他們會非常不高興。這意味著必須清楚地描述你的目標受眾、合作組織以及活動的預期效果。

5、可以考慮再舉辦這樣的活動

有時值得舉行2至3個半天的活動，可以在一天的不同時間，一周中的不同時間或不同的地點舉行活動，這樣，潛在的與會者可以任意選擇。但是，此類活動通常沒有主旨演講，幾乎沒有人愿意把同樣的演講重復好幾次。但是宣傳活動就不同了，主辦人會發(fā)現(xiàn)重復舉辦活動會吸引更多的目標聽眾。

6、謹慎起草章程大綱

當然，我們都理想地希望會議開始時，會議代表會在那里。因此，會議開始時，應該安排一些看似重要的內容。然而，即使是短時活動，代表也經常遲到。因此，最好在活動正式開始后15分鐘安排最重要的活動。這樣，每個人都可以在那里，重要的事情不會錯過。